Konsultan Pendampingan Sertifikasi SFM (Sustainable Forest Management)

PENDAHULUAN
Sertifikasi Sistem Pengelolaan Hutan Lestari (PHL) Skema
Forest Stewardship Council (FSC) merupakan sebuah wadah bagi berbagai pihak
yang berkepentingan (multistakeholders) yang bertujuan mempromosikan cara
produksi, pengadaan dan penggunaan produk hasil hutan secara berkelanjutan.
Penerapannya bertujuan untuk meningkatkan kepedulian pada
pentingnya mengkonsumsi produk hasil hutan berkelanjutan, menjaga komitmen
pelestarian sumber daya alam dan lingkungan.
SFM-FSC diharapkan dapat berperan nyata dalam
meningkatkan kinerja, daya saing, dan keberlanjutan komoditas hasil hutan
dipentas dunia. Sertifikat SFM- FSC ditargetkan menjadi marketing leverage
hasil hutan di Indonesia.
Melalui program sertifikasi SFM-FSC ini, juga diharapkan
akan dapat diperoleh data dan informasi kesesuaian dengan persyaratan SFM-FSC
pada Hutan Rakyat sebagai bahan pertimbangan untuk menetapkan status
kelestarian hutan berdasarkan skema SFM-FSC. Dengan demikian program SFM-FSC
ini merupakan instrumen dalam upaya penegakan komitmen kelestarian sumbedaya
hutan.
Hutan Rakyat disini dipahami sebagai upaya pengelolaan
kawasan hutan dengan intensitas rendah. Dalam istilah FSC disebut small and low
intensity managed forest (SLIMF) dengan kepemilikan individu maksimal 100
hektar.
Program Sertifikasi SFM-FSC ini akan
dilaksanakan berdasarkan sistem/ mekanisme, kriteria dan indikator yang akan
ditetapkan oleh FSC sebagai ketentuan voluntary bagi pemegang ijin HR. Kinerja
SFM-FSC suatu ijin usaha kehutanan didasarkan pada 3 kriteria, meliputi: 1)
Produksi dan Lacak Balak; 2) Ekologi; dan 3) Sosial. Masing-masing kriteria
terdiri atas prinsip dan indikator yang harus dipenuhi dalam melaksanakan
kegiatan pengusahaan hutan.
LAYANAN PROGRAM
Bentuk Layanan
Untuk membantu para pengusaha kehutanan yang berkepentingan
terhadap pencapaian kinerja pengelolaan HR yang berkelanjutan, KEBI menyediakan pilihan layanan
program konsultansi, yaitu:
1) Studi
Kesenjangan (Gap Analysis)
Disediakan bagi
organisasi yang ingin mendapatkan informasi mengenai kondisi awal kinerja HR
terhadap pemenuhan prinsip dan indikator SFM- FSC,
2) Proses
Konsultansi
Disediakan bagi
pengusahaan HR yang ingin mendapatkan pengakuan berupa sertifikasi SFM-FSC
melalui program bantuan konsultansi.
METODE LAYANAN
Secara keseluruhan, layanan program
konsultansi yang ditawarkan oleh KEBI,
yaitu :
1. PROGRAM
KONSULTANSI KE 1:
PELATIHAN PEMAHAMAN DAN GAP ANALYSIS
Program ini diberikan untuk tahap awal konsultansi dengan maksud untuk
mengetahui kondisi awal (gap analysis) kinerja pengelolaan dan membandingkannya
dengan persyaratan SFM-FSC.
Tahapan program gap
analysis ini meliputi :
a.
PELATIHAN
PEMAHAMAN
Pelatihan pemahaman dimaksudkan untuk memberi
dasar pengertian dan pemahaman secara lengkap persyaratan SFM-FSC dan strategi
pencapaiannya dengan pendekatan sistem manajemen.
Materi Pelatihan :
ü Latar Belakang SFM-FSC *
ü Pemahaman Prinsip-prinsip dan kriteria SFM-FSC
*
ü Sistem dokumentasi SFM-FSC
ü Sertifikasi Sistem SFM-FSC
Keterangan : *) adalah materi yang diberikan
jika kegiatan scoping visit terpisah dari kegiatan konsultansi keseluruhan.
b.
PELAKSANAAN
EVALUASI KINERJA (GAP ANALYSIS)
Gap Analysis
bertujuan untuk:
1.
Mengetahui
kinerja unit usaha HR dalam rangka menghadapi sertifikasi oleh Lembaga
Sertifikasi FSC,
2.
Memberikan
rekomendasi untuk tindakan perbaikan dari hasil Scoping Visit,
3.
agar
sesuai dengan Prinsip, Kriteria dan Indikator SFM-FSC.
Gap Analysis merupakan proses awal yang harus
dilakukan untuk mendapatkan informasi tentang kondisi kinerja unit usaha
dibandingkan dengan persyaratan SFM-FSC yang up to date dan yang
perlu ditindaklanjuti untuk perbaikan.
Data-data yang diidentifikasi dan dievaluasi
meliputi data 5 tahun terakhir menggunakan metode pengujian data sekunder dan
pengujian data primer dibandingkan dengan persyaratan SFM-FSC.
Tahapan Kegiatan gap analysis meliputi :
1.
Pengujian
dokumen organisasi (verifikasi data).
2.
Pengumpulan
data fisik lapangan (verifikasi lapangan).
3.
Penarikan
kesimpulan kesiapan sertifikasi SFM-FSC (analisis data).
4.
Rekomendasi
dan tindak lanjut.
Kegiatan Gap Analysis dapat diberikan terpisah dan menjadi altenatif
pilihan bagi organisasi untuk mengetahui lebih dahulu kondisi awal pengelolaan
sebelum memutuskan program implementasi SFM-FSC lebih lanjut.
Kegiatan pelatihan dan Gap Analysis dilakukan penuh oleh
Tim Konsultan KEBI.
2.
PROGRAM
KONSULTANSI KE-2 :
PENGEMBANGAN
PROGRAM DAN SISTEM
Pekerjaan dalam tahap
ini adalah tahap pemenuhan persyaratan-persyaratan dari SFM-FSC melalui kegiatan
konsultansi.
Tahapan konsultansi sebagai berikut :
a. Penyusunan draft kebijakan
peningkatan kinerja untuk mencapai persyaratan SFM-FSC.
b. Penyusunan
program pencapaian kinerja sesuai persyaratan SFM-FSC :
ü Pembuatan
program-program kerja manajemen untuk mencapai tujuan dan sasaran kinerja yang
telah ditentukan.
c. Penyusunan
dokumentasi:
ü Manual,
prosedur-prosedur dan instruksi kerja operasional kerja beserta instruksi kerja
dan dokumen pendukung lainnya terkait aspek produksi/COC, lingkungan dan
sosial-ekonomi.
ü Prosedur
lain untuk memenuhi persyaratan standar sistem manajemen yang dipersyaratkan SFM-FSC.
ü Dokumen
lain yang berupa dokumen atau form-form untuk rekaman hasil kegiatan
pengelolaan HR yang harus dipersiapkan sebagai bukti untuk proses sertifikasi SFM-FSC.
3.
PROGRAM
KONSULTANSI KE-3 :
BIMBINGAN
IMPLEMENTASI
Dalam tahapan ini dilakukan :
a. Evaluasi
perkembangan pembuatan sistem dokumentasi pencapaian kinerja sesuai persyaratan
SFM-FSC
yang telah dilakukan pada tahap konsultansi ke-2.
b. Bimbingan
teknis operasional terhadap pencapaian Program Kegiatan SFM- FSC.
c.
Bimbingan
terhadap implementasi sesuai Sistem Dokumentasi (Manual, Prosedur kerja,
Instruksi Kerja dan Formulir) atau persyaratan peraturan dan persyaratan SFM-FSC
(termasuk sarana dan prasarana) secara keseluruhan.
4. PROGRAM
KONSULTANSI KE-4 :
PELATIHAN DAN BIMBINGAN INTERNAL AUDIT
Dalam
tahapan ini dilakukan :
a.
Pelatihan
Internal audit guna mendapatkan calon auditor internal.
b.
Bimbingan
pelaksanaan internal audit.
c.
Bimbingan
tindak lanjut internal audit.
1. PROGRAM
KONSULTANSI KE-5 :
EVALUASI PENCAPAIAN PERSYARATAN SFM-FSC
Evaluasi dilakukan untuk melihat tingkat kesiapan akhir unit pengelolaan
untuk disertifikasi setelah melakukan seluruh program serta telah mengimplementasikan
Sistem Dokumentasi (Prosedur Kerja, Instruksi Kerja, Formulir) yang seluruhnya
sesuai dengan persyaratan SFM-FSC.
Evaluasi yang
dilakukan berupa :
ü Evaluasi kelengkapan dokumen dan kondisi
lapangan.
ü Evaluasi perkembangan kinerja sesuai program
yang telah ditetapkan.
ü Kesiapan seluruh SDM dalam memahami SFM-FSC
guna mendukung dalam proses wawancara/interview dengan assessor eksternal.
ü Tindakan koreksi yang perlu dilakukan untuk
setiap kekurangan yang masih ditemukan.
Konsultan akan membantu dalam menganalisis
laporan assessment (audit) dari Auditor Lembaga Sertifikasi (LS) SFM-FSC
yang ditunjuk, guna menentukan jenis tindakan koreksi untuk memperbaiki
ketidaksesuaian terhadap persyaratan SFM-FSC yang ditemukan saat audit.
JENIS LAYANAN
Konsultan
KEBI selain akan berperan sebagai fasilitator (pembimbing, pengarah, dan
trainer) dan mitra kerja tim internal dalam proses pembangunan sistem, juga
akan
BERPERAN PENUH
DALAM PENYIAPAN
DOKUMEN
(dalam
hal ini terbatas pada SOP-SOP yang diminta sesuai SFM-FSC, jika diperlukan instruksi
kerja teknis rinci disiapkan oleh tim organisasi) yang diperlukan/diharuskan
dalam penerapan sistem.
Jenis
layanan ini biasa disebut :
Paket : Crash
Program/Tailormade
Cara ini guna mempercepat proses penyiapan sistem (khususnya dalam hal dokumentasi) dan efisiensi waktu yang dibutuhkan oleh tim internal. Implementasi sepenuhnya tetap menjadi tanggung jawab internal organisasi.
Catatan penting pilihan paket Crash Program /
Tailormade :
Kegiatan scoping visit, akan menjadi
basis informasi proses-proses berikutnya dan sejauh ini (dalam proposal)
diasumsikan belum dipandang perlu menempatkan tenaga khusus konsultan selama
kegiatan di lokasi pengelolaan.
Untuk
mencapai target implementasi, organisasi diharapkan dapat menjamin :
a. Penyediaan
data-data organisasi di setiap proses dan aktivitas terkait persyaratan PHL
yang disiapkan secara lengkap. Informasi yang diperoleh akan digunakan dalam
proses konsultansi khususnya penyusunan dokumen.
b. Menyediakan
waktu yang cukup memadai untuk personal yang akan terkait pada saat konsultansi
maupun implementasi, khususnya yang akan ditetapkan sebagai tim (counterpart)
yang selalu berkomunikasi dengan Tim Konsultan. Khususnya lagi pada tahap
penyusunan dokumen.
c. Melaksanakan
(mengimplementasikan) secara tepat dan konsisten seluruh pemenuhan persyaratan SFM-FSC,
termasuk kemungkinan perlunya peningkatan sumberdaya manusia, penyediaan
sarana/peralatan dan fasilitas lainnya.
d. Bertanggung
jawab secara mandiri (bukan tanggung jawab konsultan) untuk mengimplementasikan
sistem yang telah dipersiapkan serta penyiapan bukti-bukti kegiatannya sehingga
cukup bukti penerapan sistem sejak sistem ini secara resmi diterapkan.
Organisasi dan seluruh personal (khususnya counterpart) harus melakukan upaya maksimal dengan tenggat waktu yang disepakati menjadi target program ini.
RUANG LINGKUP, WAKTU, DAN BIAYA
Ruang Lingkup
Ruang lingkup layanan konsultansi yang
ditawarkan kepada klien meliputi kegiatan konsultansi untuk:
a. Kantor
Pusat, kantor cabang (jika ada) dan kantor penghubung (jika ada).
b. 1
(satu) unit usaha HR di satu lokasi dalam hal ini di 6 (enam) Kecamatan di
Kabupaten Bangka Selatan Provinsi Bangka Belitung seluas 26.050 hektar.
c. Jika
terdapat unit manajemen (UM) yang terpisah (diluar lokasi diatas), kegiatan
konsultansi dan penerapan hanya dikonsentrasikan di satu UM, kegiatan di UM
lainnya menjadi tanggung jawab tim organisasi.
TIDAK
TERMASUK dalam proposal ini :
1. Kegiatan
sertifikasi (audit) yang dilakukan oleh badan (lembaga) sertifikasi (LS) SFM-FSC.
2. Jika
sesuai, kegiatan tambahan yang harus dilakukan oleh lembaga lain, misalnya
perijinan, pemetaan lahan, studi konservasi (HCV/NKT), Sosial (SIA),
AMDAL/UKL-UPL, pelatihan dan penyediaan
tenaga teknis (ganis), penyediaan
tenaga kerja tambahan, pembangunan sarana dan prasarana, dll.
Waktu dan Biaya
Waktu
yang diperlukan untuk pelaksanaan Paket Crash Program (tailormade) adalah
selama 9 (sembilan) bulan dengan
jumlah HOK (Hari Orang Kerja -
mandays) 546 hari.
Keterangan:
Biaya
yang ditawarkan BELUM TERMASUK :
1) Transportasi
udara, lokal dan akomodasi konsultan selama di perjalanan dan lokasi kegiatan
2) PPN
dan PPh 23.
Catatan
:
Waktu
konsultansi adalah waktu normal yang diperkirakan cukup untuk
mempersiapkan organisasi hingga
siap disertifikasi tanpa
mempertimbangkan adanya kegiatan penunjang khusus yang memerlukan waktu
implementasi yang mungkin lebih lama
dari waktu konsultansi (misalnya pengurusan studi HCV, SIA, AMDAL, perijinan,
penyiapan tenaga GIS dan produk peta, penyiapan sarana-prasarana, dll).
Pada
dasarnya manajemen organisasi dapat memilih
paket layanan program konsultansi dan atau tahapan kegiatan konsultansi yang
sesuai dengan kebutuhan dan sumberdaya yang dimiliki. Tatawaktu dan harga
akan disesuaikan bergantung pada spesifikasi kegiatan dan peran konsultan yang
disepakati.
Biaya kegiatan akan disampaikan apabila spesifikasi kegiatan sudah disepakati.


ORGANISASI DAN TIM KONSULTAN
Mekanisme
kerja, struktur organisasi dan tim konsultan pelaksana program konsultansi ini
disiapkan sedemikian, sehingga mampu menciptakan mekanisme kerja yang efektif
dan efisien dan mampu mencapai target-target yang ditetapkan yang pada
gilirannya memberi kepuasan kepada semua pihak.

PENUTUP
Koperasi Energi Biomassa Indonesia (KEBI), berdasarkan kemampuan profesionalnya, berkeyakinan dapat memberikan layanan terbaik bagi organisasi klien. Akhirnya semoga apa yang menjadi harapan kita mendapat rahmat dari Tuhan Yang Maha Kuasa dan dapat mencapai sasaran sesuai yang diharapkan.