Gedung Sandipura Lantai Dasar Jalan KH. Abdullah Syafei Nomor 19 RT.012 RW.009, Kelurahan Bukit Duri, Kecamatan Tebet, Kota Jakarta Selatan, DKI Jakarta 12840

Email:
kebi@kebi.co.id
kebi.adm@gmail.com

Konsultan Pendampingan Sertifikasi SFM

PENDAHULUAN

Sertifikasi Sistem Pengelolaan Hutan Lestari (PHL) Skema Forest Stewardship Council (FSC) merupakan sebuah wadah bagi berbagai pihak yang berkepentingan (multistakeholders) yang bertujuan mempromosikan cara produksi, pengadaan dan penggunaan produk hasil hutan secara berkelanjutan.

Penerapannya bertujuan untuk meningkatkan kepedulian pada pentingnya mengkonsumsi produk hasil hutan berkelanjutan, menjaga komitmen pelestarian sumber daya alam dan lingkungan.

SFM-FSC diharapkan dapat berperan nyata dalam meningkatkan kinerja, daya saing, dan keberlanjutan komoditas hasil hutan dipentas dunia. Sertifikat SFM- FSC ditargetkan menjadi marketing leverage hasil hutan di Indonesia.

Melalui program sertifikasi SFM-FSC ini, juga diharapkan akan dapat diperoleh data dan informasi kesesuaian dengan persyaratan SFM-FSC pada Hutan Rakyat sebagai bahan pertimbangan untuk menetapkan status kelestarian hutan berdasarkan skema SFM-FSC. Dengan demikian program SFM-FSC ini merupakan instrumen dalam upaya penegakan komitmen kelestarian sumbedaya hutan.

Hutan Rakyat disini dipahami sebagai upaya pengelolaan kawasan hutan dengan intensitas rendah. Dalam istilah FSC disebut small and low intensity managed forest (SLIMF) dengan kepemilikan individu maksimal 100 hektar.

Program Sertifikasi SFM-FSC ini akan dilaksanakan berdasarkan sistem/ mekanisme, kriteria dan indikator yang akan ditetapkan oleh FSC sebagai ketentuan voluntary bagi pemegang ijin HR. Kinerja SFM-FSC suatu ijin usaha kehutanan didasarkan pada 3 kriteria, meliputi: 1) Produksi dan Lacak Balak; 2) Ekologi; dan 3) Sosial. Masing-masing kriteria terdiri atas prinsip dan indikator yang harus dipenuhi dalam melaksanakan kegiatan pengusahaan hutan.

LAYANAN PROGRAM

Bentuk Layanan

Untuk membantu para pengusaha kehutanan yang berkepentingan terhadap pencapaian kinerja pengelolaan HR yang berkelanjutan, KEBI menyediakan pilihan layanan program konsultansi, yaitu:

1)      Studi Kesenjangan (Gap Analysis)

Disediakan bagi organisasi yang ingin mendapatkan informasi mengenai kondisi awal kinerja HR terhadap pemenuhan prinsip dan indikator SFM- FSC,

2)      Proses Konsultansi

Disediakan bagi pengusahaan HR yang ingin mendapatkan pengakuan berupa sertifikasi SFM-FSC melalui program bantuan konsultansi.

METODE LAYANAN

Secara keseluruhan, layanan program konsultansi yang ditawarkan oleh KEBI, yaitu :

1.       PROGRAM KONSULTANSI KE 1:

PELATIHAN PEMAHAMAN DAN GAP ANALYSIS

Program ini diberikan untuk tahap awal konsultansi dengan maksud untuk mengetahui kondisi awal (gap analysis) kinerja pengelolaan dan membandingkannya dengan persyaratan SFM-FSC.

Tahapan program gap analysis ini meliputi :

a.       PELATIHAN PEMAHAMAN

Pelatihan pemahaman dimaksudkan untuk memberi dasar pengertian dan pemahaman secara lengkap persyaratan SFM-FSC dan strategi pencapaiannya dengan pendekatan sistem manajemen.

Materi Pelatihan :

  • Latar Belakang SFM-FSC *
  • Pemahaman Prinsip-prinsip dan kriteria SFM-FSC *
  • Sistem dokumentasi SFM-FSC
  • Sertifikasi Sistem SFM-FSC

Keterangan : *) adalah materi yang diberikan jika kegiatan scoping visit terpisah dari kegiatan konsultansi keseluruhan.

b.      PELAKSANAAN EVALUASI KINERJA (GAP ANALYSIS)

Gap Analysis bertujuan untuk:

1.       Mengetahui kinerja unit usaha HR dalam rangka menghadapi sertifikasi oleh Lembaga Sertifikasi FSC,

2.       Memberikan rekomendasi untuk tindakan perbaikan dari hasil Scoping Visit,

3.       agar sesuai dengan Prinsip, Kriteria dan Indikator SFM-FSC.

Gap Analysis merupakan proses awal yang harus dilakukan untuk mendapatkan informasi tentang kondisi kinerja unit usaha dibandingkan dengan persyaratan SFM-FSC yang up to date dan yang perlu ditindaklanjuti untuk perbaikan.

Data-data yang diidentifikasi dan dievaluasi meliputi data 5 tahun terakhir menggunakan metode pengujian data sekunder dan pengujian data primer dibandingkan dengan persyaratan SFM-FSC.

Tahapan Kegiatan gap analysis meliputi :

1.       Pengujian dokumen organisasi (verifikasi data).

2.       Pengumpulan data fisik lapangan (verifikasi lapangan).

3.       Penarikan kesimpulan kesiapan sertifikasi SFM-FSC (analisis data).

4.       Rekomendasi dan tindak lanjut.

Kegiatan Gap Analysis dapat diberikan terpisah dan menjadi altenatif pilihan bagi organisasi untuk mengetahui lebih dahulu kondisi awal pengelolaan sebelum memutuskan program implementasi SFM-FSC lebih lanjut.

Kegiatan pelatihan dan Gap Analysis dilakukan penuh oleh Tim Konsultan KEBI.

2.       PROGRAM KONSULTANSI KE-2 :

PENGEMBANGAN PROGRAM DAN SISTEM

Pekerjaan dalam tahap ini adalah tahap pemenuhan persyaratan-persyaratan dari SFM-FSC melalui kegiatan konsultansi.

Tahapan konsultansi sebagai berikut :

  1. Penyusunan    draft      kebijakan peningkatan kinerja    untuk    mencapai persyaratan SFM-FSC.
  2. Penyusunan program pencapaian kinerja sesuai persyaratan SFM-FSC :
    • Pembuatan program-program kerja manajemen untuk mencapai tujuan dan sasaran kinerja yang telah ditentukan.
  3. Penyusunan dokumentasi:
    • Manual, prosedur-prosedur dan instruksi kerja operasional kerja beserta instruksi kerja dan dokumen pendukung lainnya terkait aspek produksi/COC, lingkungan dan sosial-ekonomi.
    • Prosedur lain untuk memenuhi persyaratan standar sistem manajemen yang dipersyaratkan SFM-FSC.
    • Dokumen lain yang berupa dokumen atau form-form untuk rekaman hasil kegiatan pengelolaan HR yang harus dipersiapkan sebagai bukti untuk proses sertifikasi SFM-FSC.

3.       PROGRAM KONSULTANSI KE-3 :

BIMBINGAN IMPLEMENTASI

Dalam tahapan ini dilakukan :

  1. Evaluasi perkembangan pembuatan sistem dokumentasi pencapaian kinerja sesuai persyaratan SFM-FSC yang telah dilakukan pada tahap konsultansi ke-2.
  2. Bimbingan teknis operasional terhadap pencapaian Program Kegiatan SFM- FSC.
  3. Bimbingan terhadap implementasi sesuai Sistem Dokumentasi (Manual, Prosedur kerja, Instruksi Kerja dan Formulir) atau persyaratan peraturan dan persyaratan SFM-FSC (termasuk sarana dan prasarana) secara keseluruhan.

4.       PROGRAM KONSULTANSI KE-4 :

PELATIHAN DAN BIMBINGAN INTERNAL AUDIT

Dalam tahapan ini dilakukan :

a.       Pelatihan Internal audit guna mendapatkan calon auditor internal.
b.      Bimbingan pelaksanaan internal audit.
c.       Bimbingan tindak lanjut internal audit.

1.       PROGRAM KONSULTANSI KE-5 :

EVALUASI PENCAPAIAN PERSYARATAN SFM-FSC

Evaluasi dilakukan untuk melihat tingkat kesiapan akhir unit pengelolaan untuk disertifikasi setelah melakukan seluruh program serta telah mengimplementasikan Sistem Dokumentasi (Prosedur Kerja, Instruksi Kerja, Formulir) yang seluruhnya sesuai dengan persyaratan SFM-FSC.

Evaluasi yang dilakukan berupa :

  • Evaluasi kelengkapan dokumen dan kondisi lapangan.
  • Evaluasi perkembangan kinerja sesuai program yang telah ditetapkan.
  • Kesiapan seluruh SDM dalam memahami SFM-FSC guna mendukung dalam proses wawancara/interview dengan assessor eksternal.
  • Tindakan koreksi yang perlu dilakukan untuk setiap kekurangan yang masih ditemukan.

Konsultan akan membantu dalam menganalisis laporan assessment (audit) dari Auditor Lembaga Sertifikasi (LS) SFM-FSC yang ditunjuk, guna menentukan jenis tindakan koreksi untuk memperbaiki ketidaksesuaian terhadap persyaratan SFM-FSC yang ditemukan saat audit.

JENIS LAYANAN

Konsultan KEBI selain akan berperan sebagai fasilitator (pembimbing, pengarah, dan trainer) dan mitra kerja tim internal dalam proses pembangunan sistem, juga akan

BERPERAN PENUH

DALAM PENYIAPAN DOKUMEN

(dalam hal ini terbatas pada SOP-SOP yang diminta sesuai SFM-FSC, jika diperlukan instruksi kerja teknis rinci disiapkan oleh tim organisasi) yang diperlukan/diharuskan dalam penerapan sistem.

Jenis layanan ini biasa disebut :

Paket : Crash Program/Tailormade

Cara ini guna mempercepat proses penyiapan sistem (khususnya dalam hal dokumentasi) dan efisiensi waktu yang dibutuhkan oleh tim internal. Implementasi sepenuhnya tetap menjadi tanggung jawab internal organisasi.

Catatan penting pilihan paket Crash Program / Tailormade : 

Kegiatan scoping visit, akan menjadi basis informasi proses-proses berikutnya dan sejauh ini (dalam proposal) diasumsikan belum dipandang perlu menempatkan tenaga khusus konsultan selama kegiatan di lokasi pengelolaan. 

Untuk mencapai target implementasi, organisasi diharapkan dapat menjamin :

a.   Penyediaan data-data organisasi di setiap proses dan aktivitas terkait persyaratan PHL yang disiapkan secara lengkap. Informasi yang diperoleh akan digunakan dalam proses konsultansi khususnya penyusunan dokumen.

b.    Menyediakan waktu yang cukup memadai untuk personal yang akan terkait pada saat konsultansi maupun implementasi, khususnya yang akan ditetapkan sebagai tim (counterpart) yang selalu berkomunikasi dengan Tim Konsultan. Khususnya lagi pada tahap penyusunan dokumen.

c.     Melaksanakan (mengimplementasikan) secara tepat dan konsisten seluruh pemenuhan persyaratan SFM-FSC, termasuk kemungkinan perlunya peningkatan sumberdaya manusia, penyediaan sarana/peralatan dan fasilitas lainnya.

d.  Bertanggung jawab secara mandiri (bukan tanggung jawab konsultan) untuk mengimplementasikan sistem yang telah dipersiapkan serta penyiapan bukti-bukti kegiatannya sehingga cukup bukti penerapan sistem sejak sistem ini secara resmi diterapkan. 

Organisasi dan seluruh personal (khususnya counterpart) harus melakukan upaya maksimal dengan tenggat waktu yang disepakati menjadi target program ini.

RUANG LINGKUP, WAKTU, DAN BIAYA

Ruang Lingkup

Ruang lingkup layanan konsultansi yang ditawarkan kepada klien meliputi kegiatan konsultansi untuk:

  1. Kantor Pusat, kantor cabang (jika ada) dan kantor penghubung (jika ada).
  2. 1 (satu) unit usaha HR di satu lokasi dalam hal ini di 6 (enam) Kecamatan di Kabupaten Bangka Selatan Provinsi Bangka Belitung seluas 26.050 hektar.
  3. Jika terdapat unit manajemen (UM) yang terpisah (diluar lokasi diatas), kegiatan konsultansi dan penerapan hanya dikonsentrasikan di satu UM, kegiatan di UM lainnya menjadi tanggung jawab tim organisasi.

TIDAK TERMASUK dalam proposal ini :

  1. Kegiatan sertifikasi (audit) yang dilakukan oleh badan (lembaga) sertifikasi (LS) SFM-FSC.
  2. Jika sesuai, kegiatan tambahan yang harus dilakukan oleh lembaga lain, misalnya perijinan, pemetaan lahan, studi konservasi (HCV/NKT), Sosial (SIA), AMDAL/UKL-UPL, pelatihan dan penyediaan  tenaga  teknis (ganis), penyediaan tenaga kerja tambahan, pembangunan sarana dan prasarana, dll.

Waktu dan Biaya

Waktu yang diperlukan untuk pelaksanaan Paket Crash Program (tailormade) adalah selama 9 (sembilan) bulan dengan jumlah HOK (Hari Orang Kerja – mandays) 546 hari.

Keterangan:

Biaya yang ditawarkan BELUM TERMASUK :

  1. Transportasi udara, lokal dan akomodasi konsultan selama di perjalanan dan lokasi kegiatan
  2. PPN dan PPh 23.

Catatan :

Waktu konsultansi adalah waktu normal yang diperkirakan cukup untuk mempersiapkan  organisasi  hingga  siap  disertifikasi  tanpa mempertimbangkan adanya kegiatan penunjang khusus yang memerlukan waktu implementasi yang mungkin lebih lama dari waktu konsultansi (misalnya pengurusan studi HCV, SIA, AMDAL, perijinan, penyiapan tenaga GIS dan produk peta, penyiapan sarana-prasarana, dll).

Pada dasarnya manajemen organisasi dapat memilih paket layanan program konsultansi dan atau tahapan kegiatan konsultansi yang sesuai dengan kebutuhan dan sumberdaya yang dimiliki. Tatawaktu dan harga akan disesuaikan bergantung pada spesifikasi kegiatan dan peran konsultan yang disepakati.

Biaya kegiatan akan disampaikan apabila spesifikasi kegiatan sudah disepakati.

ORGANISASI DAN TIM KONSULTAN

Mekanisme kerja, struktur organisasi dan tim konsultan pelaksana program konsultansi ini disiapkan sedemikian, sehingga mampu menciptakan mekanisme kerja yang efektif dan efisien dan mampu mencapai target-target yang ditetapkan yang pada gilirannya memberi kepuasan kepada semua pihak.

Struktur organisasi yang dibentuk adalah sebagaimana tersaji pada gambar berikut:

PENUTUP

Koperasi Energi Biomassa Indonesia (KEBI), berdasarkan kemampuan profesionalnya, berkeyakinan dapat memberikan layanan terbaik bagi organisasi klien. Akhirnya semoga apa yang menjadi harapan kita mendapat rahmat dari Tuhan Yang Maha Kuasa dan dapat mencapai sasaran sesuai yang diharapkan.